5 consigli per aumentare l'adoption di SugarCRM

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Una volta che avrai installato e fatto partire il sistema, sarai solo all’inizio del tuo CRM journey.
Fatti tutti i set up del caso, come si ottiene un utilizzo costante da parte di tutti gli utenti?

Meno del 40% delle aziende che utilizzano un CRM ottengono una user adoption totale.

In questo post riassumiamo in 5 punti l’esperienza di OpenSymbol, 5 preziosi suggerimenti che abbiamo messo insieme grazie alla nostra esperienza e che ti aiuteranno ad incrementare la user adoption di Sugar.

    1. Coinvolgere i reparti durante tutto il processo

Prima che il sistema sia implementato, è importante coinvolgere gli utenti finali nella raccolta dei requisiti durante la fase di progettazione del sistema di CRM.
Un sistema efficace può essere quello di creare un team di CRM con i responsabili provenienti dai diversi reparti, in modo che le esigenze e i processi di ognuno siano ben compresi e rappresentati nel design del CRM.

Dopo che la piattaforma sarà in funzione, tutti i membri di questo team conosceranno già bene il sistema e divulgheranno nel proprio dipartimento la cultura del CRM.
Inoltre consigliamo di intervistare ogni singolo reparto per raccogliere preziose informazioni sui loro punti deboli o per individuare i loro bisogni fondamentali.
Considerando le reali esigenze dell’azienda e creando utenze di test, questo approccio porterà ad una minore resistenza da parte di tutti gli utilizzatori quando verrà eseguito il deploy.

    2. Ottimizzare la vista record

Un modo semplice per aumentare la user adoption è quello di ottimizzare la vista record su Sugar.
Eliminando i campi inutili e rinominando quelli essenziali, ognuno nei vari reparti sarà in grado di immettere rapidamente i dati senza dover perdere tempo ad individuare i campi che vanno riempiti e quelli che si possono tralasciare.

Ad esempio si può decidere di nascondere eventuali campi correlati ai social media, se tale informazione non è rilevante per il team di vendita.
Al contrario nel modulo Lead è possibile rinominare il campo “Account” con “Nome Azienda”, o con altri sostantivi in base alla terminologia in uso.
Tutti gli utenti hanno una migliore user experience se l’interfaccia CRM è organizzata e priva di campi inutili. È possibile inoltre nascondere, rinominare e riorganizzare i campi e moduli in Studio (nelle impostazioni di Admin).

    3. Riempimento automatico dei campi

È possibile impostare la compilazione automatica dei campi. Questa impostazione consente di risparmiare tempo e inoltre assicura che i record siano compilati nel modo corretto, rendendo facile la loro ricerca.
Nel caso di un venditore che registra una chiamata, il campo può auto-popolare il campo “Descrizione chiamata” con dati provenienti da altri campi come lo stato, la data e il tipo di chiamata.
Per esempio: Effettuata – 01/06/2015 ore 19:30 – In uscita.

    4. Usa i report come strumento di responsabilizzazione

Se gli utenti non utilizzano il sistema volontariamente, puoi usare i report come strumento di responsabilità che li costringe a inserire i dati in modo che possano soddisfare le aspettative del loro manager.
Un manager che dice “sto controllando Sugar per le tue attività e verificare il tuo andamento, ma se non tracci le tue attività, io non posso sapere nulla a proposito,” allerta il commerciale che l’unico modo per dimostrare il suo impegno è quello di documentare le sue attività nel sistema.

Un altro metodo per aumentare l’uso del CRM è quello di pagare le provvigioni sulle offerte che hanno l’opportunità nel sistema. Vi invitiamo ad automatizzare questo processo attraverso la definizione di un workflow in cui la fattura non si eroga fino a quando l’opportunità non viene creata correttamente.

Definire i processi e attenersi ad essi è fondamentale.
I manager possono tenere d’occhio le attività di vendita attraverso dei report sul loro cruscotto o schedulando l’invio di un report automaticamente alla loro casella di posta su base ricorrente attraverso il modulo Report. Quando si visualizza un report, fare clic su “Gesctisci Report”. Una delle voci del menu a tendina è “Schedulazione”, che presenterà le opzioni per la frequenza con cui inviare il report.

    5. Forma, forma e forma ancora

Dopo aver distribuito il sistema, è importante formare adeguatamente gli utenti su SugarCRM.
La formazione è molto importante perché se gli utenti hanno difficoltà a utilizzare il sistema, non continueranno ad usarlo. Non solo si dovrebbe addestrarli sul sistema, ma anche sui processi della azienda e su come utilizzare lo strumento per aumentare la loro efficienza.
Se fai la stessa formazione a tutti gli utenti o se decidi di investire più tempo a formare gli utenti admin, assicurati che il team sia formato abbastanza per sentirsi sicuro durante l’utilizzo del sistema e capisca il valore per loro e l’intera azienda.

SugarCRM è una delle soluzioni open source di Customer Relationship Management (CRM) più diffuse al mondo. I suoi punti di forza sono flessibilità, scalabilità e performance. Costruito interamente intorno alle esigenze dell’utente, SugarCRM è uno strumento semplice da usare, ma nel contempo estremamente potente e completo; inoltre vanta una community globale di sviluppatori ed utenti orientati al miglioramento continuo della piattaforma.

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